Miaka michache nyuma, muda mfupi baada ya gari langu ngumu kugonga, nilikuwa nyuma kidogo kuchapisha hundi zangu kupitia mfumo wangu wa uhasibu kwa mzunguko wa malipo. Ili kuokoa muda, niliamua kujibu barua pepe wakati nikisubiri kila hundi kupitia printa.
Nilihifadhi wakati kwa sababu wakati barua pepe yangu inayofuata ilikuwa ikipakia (nina muunganisho wa polepole wa mtandao), ningeelekeza mawazo yangu kwa hatua inayofuata ya mchakato wa kulipa bili. Barua pepe ilipomaliza kupakia, ningeacha muswada ulipe na kurudisha mawazo yangu kwenye barua pepe. Nyuma na mbele. Nyuma na mbele. Katika nyakati hizo, nilifikiri nilikuwa nikiokoa muda mwingi. Baada ya yote, nilikuwa nikifanya kitu chenye tija wakati wa upakiaji wa ukurasa. Kuiangalia nyuma, labda nilihifadhi jumla ya dakika tano.
Songa mbele barua pepe niliyopokea wiki moja baadaye kutoka kwa BK & A wakati nilipoangalia simu yangu kati ya uteuzi wa mteja:
Habari Helene,
Nilipa hundi yako kwa timu yetu ya Fedha niliporudi kutoka kwenye mkutano, na waliniambia kuwa hundi haikusainiwa.
Je! Unataka nikupeleke kwa saini? Je! Unataka mimi kuja na ofisi yako? Nijulishe ni nini kinachokufaa na tutakamilisha yote.
Asante!
Ryan
Wakati huo nikiwa dakika 10 tu kutoka kwa ofisi yao (na sitaki wasubiri pesa tena), nilienda huko. Dakika kumi kufika hapo. Dakika chache kuzungumza na Ryan. Dakika kumi nyuma.
Wakati wote uliotumika: takriban dakika 25.
Saa iliyohifadhiwa hapo awali: dakika 5.
Wakati uliopotea kabisa: dakika 20.
Sana kwa kuokoa muda kwa kufanya kazi nyingi.
Je! Kazi nyingi zinaokoa Siku?
Ningependa kuwa na uwezo wa kukuambia kuwa kufanya kazi nyingi kutaokoa siku, lakini kwa kweli itafanya kinyume. Kuna matukio kadhaa wakati inaweza kusaidia (nitatoa mifano hivi karibuni), lakini mara nyingi, kufanya mambo mengi kunatuumiza. Soma tu utafiti juu yake.
Timu ya watafiti kutoka Chuo Kikuu cha Glasgow, Chuo Kikuu cha Leeds, na Chuo Kikuu cha Hertfordshire iligundua kuwa ufanisi wetu unapungua kwa asilimia 69 kwa wanawake na asilimia 77 kwa wanaume tunapofanya kazi nyingi au kubadili kazi! Ni uthibitisho zaidi kwamba kazi nyingi ambazo tuliambiwa tujitahidi katika miaka ya 1990 hakika sio moja wapo ya zana za usimamizi wa wakati tunapaswa kushiriki.
Kazi nyingi hufanya mgawanyiko wa ubongo mara mbili. Ikiwa kuna kazi moja tu, ubongo wote hutumiwa. Ikiwa kuna kazi mbili, ubongo hugawanyika katika sehemu mbili, na kila nusu inafanya kazi kwa kazi moja. Ikiwa kuna kazi zaidi ya mbili za wakati mmoja, ubongo hauwezi kufanya kazi. Kwa kweli tunajipa dalili kama za ADD wakati tunafanya kazi nyingi!
Utafiti katika Chuo Kikuu cha California, Irvine, uligundua kuwa wakati kazi zinapogawanyika na ubadilishaji wa kazi unatokea, inachukua wafanyikazi hadi dakika 25 kurudi kwenye kazi ya asili, ikiwa watarudi kabisa. Washiriki katika utafiti waliripoti kwamba njia hii ya kufanya kazi inanuka.
Jambo la kutisha zaidi ni ukweli kwamba watu wengi katika masomo ninayotaja walikuwa wanajiita "wataalam wa kazi nyingi." Walihisi kuwa waliweza kutimiza kazi nyingi, wangeweza kufanya kazi nzuri, na mara nyingi walifurahiya kukimbilia kwa adrenalini kutokana na kujaribu kufanya mengi mara moja. Hawakutambua jinsi walivyofanya vibaya hadi kuonyeshwa matokeo yao ya kazi moja dhidi ya matokeo yao ya kazi nyingi.
Jambo kuu: Tunafikiri sisi ni wazuri wa mauzauza, lakini sio.
Je! Kazi-nyingi Inafanya Kazi Wakati Gani?
Ninaamini kuwa wanadamu wana uwezo wa kufanya kazi nyingi na Asili-kufanya ujuzi wa ubongo. "Kazi ya chini" inamaanisha kuwa kufikiria hakuhitajiki kwa sababu kuna aina fulani ya hatua ya kukariri (harakati za moja kwa moja, zisizo na mawazo) zinazotumika.
Mifano:
Kuchora vidole vyako vya miguu wakati unasikiliza kucheza-kwa-kucheza kwa Dallas Cowboys
Karatasi za kupasua wakati wa matangazo wakati wa kutazama runinga
Kusengenya kwenye simu huku ukichochea sufuria ya pilipili kwenye jiko
Ni rahisi pia kuruhusu kazi ifanyike nyuma wakati unazingatia kazi iliyo mbele. Kwa kweli hii sio kazi nyingi kwa sababu ubongo wako haufanyi kazi kwa vitu viwili mara moja. Ninaita kazi hii ya roho.
Mifano:
Kusafisha nyumba wakati mzigo wa kufulia uko kwenye washer au dryer
Kutoa sahani kutoka kwa safisha ya kuosha wakati oatmeal yako inapokanzwa kwenye microwave
Kuweka majalada wakati PC yako inachukua milele (sawa, dakika tano) kuwasha
Lakini kama utafiti unavyoonyesha, hatuwezi kufanya kazi nyingi wakati wa suala hilo juu-kufanya shughuli za ubongo. Hatuwezi kukamilisha majukumu mawili kwa wakati mmoja au wakati tunabadilisha kurudi na kurudi. Tunaweza kufanya kazi zote mbili kwa viwango vya wastani, lakini sio nzuri sana kwa sababu hatutumii ubongo wetu wote na kuzingatia kazi moja tu kwa wakati mmoja. Na hii inatugharimu wakati na inasababisha mafadhaiko mwishowe.
Je! Unaweza Kufanya Shughuli nyingi za Ubongo-Kazi kwa Ufanisi?
Haupaswi kufanya vitu viwili mara moja ambavyo vinahitaji fikira au umakini, au badili nyuma na mbele katikati ya kufanya kazi mbili ambazo zinahitaji ubongo wako kufikiria - haijalishi unaamini mawazo hayo kuwa ya maana.
Mifano:
Kuendesha gari na kutuma ujumbe mfupi / barua pepe
Kushiriki katika simu muhimu ya biashara wakati wa kuangalia barua pepe
Kuangalia barua pepe kati ya kumaliza vifaa anuwai vya kulipa bili au kuunda mapendekezo au ripoti
Hata kama umekuwa ukiendesha gari kwa miaka 50, kuendesha gari sio kazi ya kumbukumbu. Inahitaji maamuzi ya sekunde ya kugawanywa kufanywa, haswa ikiwa kuna mjinga anayeendesha gari karibu na wewe. Kutuma ujumbe mfupi - ndio, hata LOL IMHO - inahitaji ubongo wako kusoma kile mtu aliwasiliana na wewe, fikiria jibu, na upeleke kwa vidole vyako nini uandike. Huwezi kufanya vizuri wote kwa wakati mmoja. Uliza tu mtu ambaye amehusika katika ajali ya gari na dereva ambaye alikuwa anatumia simu yake mahiri.
Kuangalia barua pepe - bila kujali ujumbe unaweza kuwa mdogo - ni kazi ya utendaji wa ubongo kwa sababu unahitaji kusoma, kuchakata habari, na kujibu. Simu muhimu ya biashara inahitaji mawazo na majibu. Mchakato wa kulipa bili ni kazi ya juu-ya-kazi kwa sababu unahitaji kulipa chombo sahihi kiwango sahihi, saini, na uhakikishe kuwa malipo yatapelekwa mahali sahihi.
Katika hadithi yangu ya mapema, nilijaribu kubadilisha-kazi kati ya kazi hizi za juu-kazi ya ubongo, ndiyo sababu nilijeruhi kufanya makosa ... ambayo ilinigharimu wakati baadaye.
Jinsi ya Kupata Dakika 45 Kwa Kila Saa Hutumii Kazi Nyingi!
Fikiria juu ya hili: ikiwa ungefanya kazi nyingi na / au kubadili kazi kwa saa moja, kulingana na utafiti, utendaji wako ungeshuka kwa asilimia 69 hadi 77, ambayo inamaanisha kuwa utapoteza kama dakika 45 ya wakati wako. Hapo ndipo wakati unapotea! Tunajiruhusu tufanye hivi!
Ikiwa unataka kupunguza utendaji wako wa kazi kwa zaidi ya theluthi mbili na upoteze wakati katika mchakato, njia bora ya kufanya hivyo ni kuendelea kujiruhusu kufanya kazi nyingi na kubadili kazi. Lakini hutaki hiyo, sivyo? Uko hapa kuokoa muda na kupunguza viwango vya mafadhaiko. Ujumbe wako wa roho unaweza kuendelea, lakini shughuli nyingi na ubadilishaji wa kazi unahitaji kumaliza. Sasa. Na wewe uko katika udhibiti kamili wa hii kwa sababu ni uamuzi wako.
Hapa kuna mikakati nyuma ya mbinu.
Jenga ufahamu wako.
Unapojikuta unahamia katika njia nyingi au njia ya kubadilisha kazi, jiambie acha. Sema kwa sauti ikiwa unahitaji. "Acha!" Chagua kazi moja ya kuzingatia kwa dakika 15 zijazo.
Kuwa na mpango wa siku yako.
Kujua ni nini unahitaji kutimiza siku hiyo itakusaidia kukaa umakini na kuzuia kufanya mambo mengi.
Tambua urefu wako wa umakini.
Ikiwa una ADD, ADHD, au squirrel! (lebo ya kuchekesha - labda inayotokana na sinema ya 2009 Up - hutumiwa na wengi kuashiria mateso ya wale ambao wamevurugika kwa urahisi), sisi sote tuna uangalifu mfupi siku hizi - haswa ikiwa tunafanya kazi kwa kitu kisichofurahisha.
Anza kupanga muda unaoweza kufanya kazi moja. Kuwa na idadi inayokadiriwa itakusaidia kuanzisha mtiririko wa kazi yako. (Umakini wangu ni dakika tisa tu juu ya majukumu ya kuchosha.)
Gundua wakati wako bora wa ubongo.
Akili zetu huwa zinafanya kazi kwa viwango vya juu wakati wa sehemu zingine za siku na viwango vya chini wakati mwingine. Ni wakati wa nyakati hizi za chini ambazo akili zetu huwa zinaenda kwenye hali ya kazi nyingi kwa sababu wamechoka sana kukaa bila umakini. Epuka kufanya kazi kwenye majukumu yako muhimu zaidi wakati wako wa ubongo wa chini wa siku.
Pata eneo la kazi lenye tija.
Wakati mwingine tunabadilisha kazi kwa bahati mbaya kwa sababu tunasumbuliwa. (Squirrel!) Unapokuwa na mradi muhimu wa kufanya kazi, pata nafasi bila ya kuona (vipande vya sanaa vya kushangaza, marundo ya fujo, skrini ya kompyuta) au usumbufu wa kusikia (kuzungumza, muziki, kiashiria cha ujumbe kwenye simu yako au kompyuta).
Futa dawati lako la vifaa vyote isipokuwa kile unachohitaji.
Unaweza kuwa na miradi mingi inayostahili, lakini unaweza kufanya kazi kwa ufanisi kwa moja tu kwa wakati. Weka vifaa vya miradi mingine yote, na endelea kuonekana kwenye dawati yako vifaa tu ambavyo vinahusu mradi mmoja ambao utazingatia wakati huu wa kazi.
Tumia kipima muda kukuweka umakini wa laser.
Unaweza kuchagua nambari isiyo na mpangilio kama dakika 8 au 15. Bora zaidi, ikiwa unajua muda wako wa kuzingatia, weka kipima muda kwa nambari hiyo. Kipima muda ni ukumbusho wa kuona kwamba unatakiwa ufanyie kazi kitu. Pia ni salama yako ya kushindwa. Ikiwa umetangatanga, kipima muda kitakurejeshea wakati kitakapoondoka.
Tuma lengo lako katika eneo lako la kazi.
Kwa kuongeza au badala ya kipima muda, fikiria kuchapisha lengo lako la kazi ili kila wakati unapoangalia juu kuruhusu ubongo wako kutangatanga, lengo lako lililochapishwa linakukumbusha kile unachotakiwa kufanya kazi.
Pumzika.
Ubongo wa kila mtu huchoka kwa kiwango tofauti. Unapohisi nguvu yako ya akili inaanza kuteremka (nguvu kidogo, ngumu kuzingatia), ubongo wako utahusika zaidi na kufanya maamuzi sio makubwa juu ya wakati wako. Kwa hivyo mpe ubongo wako mapumziko mara moja kila saa au mbili. Nenda kwa matembezi mafupi, pumua kwa kina, nenda ukafurahi. Lakini weka kipima muda chako cha wakati wa kurudi!
Sherehekea wakati uliolengwa.
Tafakari jinsi ubongo wako ulivyokuwa na nguvu wakati ulikuwa unazingatia. Sherehekea kwa kutabasamu, tupa mikono yako angani kama haujali, au hata densi ya kufurahi kidogo. Hii itaunda endorphins. Mwili unatamani endofini. Wakati ubongo unashirikisha mtazamo wako na sherehe na endorphins, itatamani umakini zaidi. Kupata addicted kuzingatia!
HATUA YA KUTIKA
Kazi moja kwa wakati, hata ikiwa lengo hilo ni la dakika 15 tu. Dakika kumi na tano za kulenga laser ni bora zaidi kuliko saa moja ya kazi nyingi na ubadilishaji wa kazi, wakati ambao tunapoteza kama dakika 45.
He! Unaweza kuzingatia-laser kwa dakika 15, kisha gonga au fanya mazoezi au chukua usingizi kwa nyingine 45 badala yake! Ni muda sawa, lakini unaweza kupata mengi zaidi wakati unafanya uamuzi wa kufanya kazi moja.
© 2016 na Helene Segura. Imetumika kwa idhini ya
New World Library, Novato, CA. www.newworldlibrary.com
Chanzo Chanzo
Assassin wa Ufanisi: Mbinu za Usimamizi wa Muda wa Kufanya Kazi Nadhifu, Sio tena
na Helene Segura.
Bonyeza hapa kwa maelezo zaidi na / au ili kitabu hiki.
Kuhusu Mwandishi
Helene Segura, MAEd, CPO, amezungumza na maelfu ya watoaji, akiwafundisha kudhibiti mafadhaiko kwa kupata tena udhibiti wa kazi yao ya machafuko na maisha ya kibinafsi. Amefundisha mamia ya wateja kuboresha uzalishaji na utendaji wao wa kibinafsi kwa kutumia mbinu za urekebishaji wa neva na tabia ili kuangamiza tabia za uharibifu, za kupoteza wakati. Helene ameonyeshwa kama mtaalam wa shirika katika maonyesho zaidi ya 100 ya media. Tembelea tovuti yake kwa www.HeleneSegura.com
