Barua pepe na simu janja zinaweza kusumbua. Wasomi wanaita uhusiano huu wa kazi mara kwa mara "Technostress". Kwa hivyo, nchi nyingi za Ulaya sasa zinawapa wafanyikazi "Haki ya kukata".
Njia ambayo barua pepe hutumiwa ni ngumu, haiwezi tu kuandikwa kama "nzuri" au "mbaya" na utafiti unaonyesha hivyo utu, aina ya kazi ambayo watu hufanya na malengo yao yanaweza kuathiri njia wanayoitikia barua pepe.
Mazoezi mazuri na utumiaji wa barua pepe sio tu juu ya kupunguza kiwango cha barua pepe zilizotumwa, lakini kuboresha ubora wa mawasiliano.
Hapa kuna vidokezo kumi vya kupunguza mafadhaiko ya barua pepe kazini:
1. Pata mstari wa somo sawa
Tumia mistari iliyo wazi na inayoweza kuchukua hatua.
Mstari wa mada unapaswa kuwasiliana haswa barua pepe hiyo kwa maneno sita hadi kumi, kumruhusu mpokeaji kutanguliza barua pepe bila hata kuifungua. Kwenye vifaa vya rununu, watu wengi huona tu herufi 30 za kwanza za safu ya mada. Kwa hivyo fanya fupi. Lakini ifanye iwe ya kutosha kutoa maoni ya barua pepe ni nini kutoka kwa safu ya mada tu.
2. Jiulize: je! Barua pepe ndio njia sahihi?
Je! Uko ofisi moja? Je! Unaweza kwenda kuzungumza na mtu huyo? Je! Unaweza kupiga simu? Mara nyingi hizi aina zingine za mawasiliano zinaweza kuzuia kutokuwa na tija kwa kutuma barua pepe.
Ujumbe wa papo hapo na majukwaa ya kupiga video kama Slack na Skype inaweza kuwa sahihi zaidi kwa ujumbe wa haraka wa ndani na nje. Pia, kumbuka kuwa ushauri mwingi hapa chini unatumika kwa kila aina ya mawasiliano ya elektroniki.
3. Usitumie barua pepe nje ya saa za ofisi
Utafiti unaonyesha kwamba barua pepe za nje ya masaa hufanya iwe ngumu kwa watu kupona kutoka kwa mafadhaiko ya kazi.
Jaribu na ushawishi utamaduni wa kampuni yako kwa kuepuka kutuma au kujibu barua pepe nje ya saa zako za kawaida za kufanya kazi.
Usimamizi unapaswa kuongoza kwa mfano na epuka kuwasiliana na wafanyikazi wao nje ya masaa yao ya kawaida ya kazi. Sehemu zingine za kazi hata zima ufikiaji wa barua pepe kwa wafanyikazi nje ya masaa. Fikiria kutekeleza hii wakati unatunza mfumo mbadala wa simu kwa mawasiliano ya dharura tu.
utafiti mpya pia imeonyesha kuwa matarajio tu ya mawasiliano ya saa 24 yanaweza kuathiri vibaya afya ya mfanyakazi.
4. Tumia chaguo la utoaji wa kuchelewesha
baadhi watu kama kujumuisha maisha yao ya kazi na familia na mara nyingi wanaendelea kufanya kazi kutoka nyumbani wakati wa wakati wao wa kazini. Ikiwa wewe ni mmoja wa watu hawa, au ikiwa unafanya kazi kwa maeneo ya wakati, fikiria kutumia chaguo la ucheleweshaji ili barua pepe zako zisitume hadi siku inayofuata ya kazi na usiingiliane na wakati wa watu wengine wa kazini.
5. Endelea kuwa chanya
Fikiria juu ya ubora wa mawasiliano ya barua pepe. Sio wingi tu. Mabadiliko ya utumiaji wa barua pepe yanapaswa pia kuzingatia ubora wa kile kinachotumwa na kuzingatia athari ya kihemko ya mpokeaji.
Utafiti unaonyesha kwamba mizozo ni rahisi kuongezeka na ujumbe kutafsiriwa vibaya wakati unawasiliana kupitia barua pepe. Kwa hivyo, ikiwa ni habari mbaya, fikiria tena sheria # 2: je! Barua pepe ndio njia sahihi?
6. Jaribu 'hakuna barua pepe Ijumaa'
Ili kuhama utamaduni wa kampuni na kuwafanya watu wafikirie juu ya njia zingine za mawasiliano kuliko barua pepe, jaribu "Hakuna barua pepe Ijumaa" Ijumaa ya kwanza ya kila mwezi, au labda hata kila wiki. Huu ni mpango uliopendekezwa na wataalam kutoka Jukwaa la Kitaifa la Afya na Ustawi Kazini, na inatumiwa na wafanyabiashara kote ulimwenguni. Wafanyakazi wanahimizwa kupanga mikutano ya ana kwa ana au kuchukua simu - au kupata tu juu ya barua pepe nyingi ambazo tayari wanazo kwenye kikasha chao siku hiyo.
7. Fanya upendeleo wako ujulikane
Utafiti umeonyesha kwamba sio tu kupita kiasi lakini pia barua pepe kidogo sana inaweza kusababisha mafadhaiko kwa sababu ya kutofautisha kati ya upendeleo wa mawasiliano wa watu tofauti. Watu wengine wanaweza kupenda kutumiwa barua pepe na kukabiliana vizuri zaidi na trafiki kubwa ya barua pepe kuliko njia zingine za mawasiliano. Kwa watu hawa, kupunguza kiwango cha barua pepe wanazopokea kunaweza kusababisha mafadhaiko zaidi kuliko inavyopunguza.
Kwa hivyo fikiria tofauti za watu binafsi na ujulishe yako. Ongeza upendeleo wako wa mawasiliano kwenye saini yako ya barua pepe iwe ni barua pepe, maandishi au ujumbe wa papo hapo au simu.
8. Fikiria likizo 'kurudi nyuma'
Kuwa na mrundikano wa barua pepe zinazojiongezea kwa wiki inaonekana kuwa moja wapo ya vyanzo vinavyojulikana zaidi vya technostress kwa wafanyakazi. Fikiria juu ya kuanzisha mfumo ambapo barua pepe zinarudishwa kwa mtumaji wakati mtu yuko likizo, na barua pepe mbadala ya mawasiliano kwa maombi ya haraka. Hii itakuruhusu urudi kwenye kikasha kinachodhibitiwa.
9. Kuwa na simu tofauti ya kazini
Fanya hiki kuwa kifaa pekee cha rununu ambacho unaweza kupata barua pepe za kazi, ambayo inakupa uhuru wa kuizima baada ya masaa ya kazi. Pia fikiria kuzima barua pepe "Kushinikiza" (hapa ndipo seva yako ya barua pepe inapotuma kila barua pepe mpya kwa simu yako inapofika kwenye seva) na badala yake chagua ratiba ya kawaida (kama mara moja kwa saa) kwa barua pepe kupelekwa kwa simu yako (hii pia huongeza maisha ya betri).
10. Epuka wakati wa skrini ya marehemu
Utafiti unaonyesha kwamba matumizi ya simu smart saa za usiku hupunguza uwezo wetu wa kulala na pia husababisha mawazo ya kila wakati na mafadhaiko juu ya kazi. Hii nayo hupunguza ubora wako wa kulala. Fanya kitanda eneo lisilo na simu ili kuboresha yako kulala usafi.
Kuhusu mwandishi
Ricardo Twumasi, Mhadhiri wa Saikolojia ya Shirika, Chuo Kikuu cha Manchester; Cary Cooper, Profesa wa Maadhimisho ya Miaka 50 ya Saikolojia ya Shirika na Afya, Chuo Kikuu cha Manchester, na Lina Siegl, Mtafiti wa PhD, Chuo Kikuu cha Manchester
Makala hii imechapishwa tena kutoka Mazungumzo chini ya leseni ya Creative Commons. Soma awali ya makala.
Vitabu kuhusiana:
at InnerSelf Market na Amazon
